Διαδικασία μετακίνησης για σπουδές

1. Αίτηση στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων

Η προκήρυξη για αιτήσεις με το πρόγραμμα Erasmus+ ανακοινώνεται κάθε χρόνο περίπου αρχές Φλεβάρη.

Τα συνεργαζόµενα Ιδρύµατα του εξωτερικού έχουν αναρτηθεί στον ιστότοπο: Συνεργαζόμενα Ιδρύματα

Τµήµα ∆ιεθνών Σχέσεων του Πανεπιστηµίου Κρήτης

• Σχολές Ρεθύµνου: κ. Ειρήνη Απανωμεριτάκη, E-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , Τηλ.: 28310 77723,
• Σχολή Θετικών & Τεχνολ. Επιστηµών: κ. Eυγενία Σκουντάκη E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , Τηλ. 2810 393180
• Ιατρική Σχολή : κ. Στέλλα Μελίνα Βασιλάκη E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., Τηλ.: 2810 394010.

Συµβουλεύεστε τον Ακαδηµαϊκό Υπεύθυνο–Συντονιστή Erasmus του Τµήµατός σας (όπως παραπάνω), προκειµένου να οριστικοποιήσετε την επιλογή σας (χώρα,Ίδρυµα Υποδοχής, µαθήµατα, ECTS, αντιστοιχίες με μαθήματα στο Πανεπιστήµιο Κρήτης κ.λ.π. )

Αναζητήστε στην ιστοσελίδα του Τμήματος Διεθνών Σχέσεων την αίτηση που θα υποβάλλετε μόνο ηλεκτρονικά, έχοντας έτοιμα σε μορφή pdf τα δικαιολογητικά που αναφέρονται στην αρχή της online αίτησης.

Μετά το πέρας της προκήρυξης οι αιτήσεις αποστέλλονται στους αρμόδιους Συντονιστές των Ακαδημαϊκών Τμημάτων, οι οποίοι θα προβούν σε μοριοδότηση και έγκριση/απόρριψη των αιτήσεων, σύμφωνα με τα ισχύοντα κριτήρια επιλογής και θα στείλουν τα αποτελέσματα (δηλ. με βάση τη μοριοδότηση γίνεται κατάταξη και τοποθέτηση στα Παν/μια) στα Τμήματα Διεθνών Σχέσεων.

Τα αποτελέσματα θα ανακοινωθούν στην ιστοσελίδα του Τμήματος Διεθνών Σχέσεων, ανά Τμήμα.

Επισημαίνουμε ότι, παρά την έγκριση της μετακίνησής σας από τους Συντονιστές, η χρηματοδότησή της σχετίζεται με τα ταμειακά διαθέσιμα του προγράμματος. Τα διαθέσιμα κονδύλια του προγράμματος θα κατανεμηθούν στα Ακαδημαϊκά Τμήματα. Για τη χρηματοδότηση των μετακινήσεών σας, ακολουθείται η σειρά κατάταξης.

2. Αίτηση στο Ίδρυμα Υποδοχής

Μόλις ανακοινωθεί η έγκριση της μετακίνησής σας:  

1. Το Τμήμα Διεθνών Σχέσεων προβαίνει στην αναγγελία της υποψηφιότητάς σας (“nomination”) στο Ίδρυμα το οποίο εγκριθήκατε από το Τμήμα σας να μετακινηθείτε. Ακυρώσεις σε μεταγενέστερο στάδιο μπορούν να γίνουν μόνο για σοβαρό λόγο και τουλάχιστον 3 μήνες πριν την ημερομηνία αναχώρησης.
2. Οφείλετε να ενημερωθείτε από την ιστοσελίδα του Ιδρύματος Υποδοχής ή από το υλικό που θα σας σταλεί για:
   1. τη διαδικασία εγγραφής σας ως φοιτητής Erasmus (ηλεκτρονικά ή έντυπα),
   2. τα δικαιολογητικά που πρέπει να αποστείλετε καθώς και
   3. την καταληκτική ημερομηνία αποστολής τους. Οφείλετε, επίσης, να στείλετε τις αιτήσεις και τα δικαιολογητικά έγκαιρα, ώστε να γίνετε δεκτοί από το Ίδρυμα του εξωτερικού.
      ΠΡΟΣΟΧΗ! Δεν είναι δεδομένη η αποδοχή σας από το Ίδρυμα του εξωτερικού, παρά μόνο αφού λάβετε τη σχετική έγκριση (letter of acceptance ή e-mail).
3. Καταρτίζετε, σε συνεργασία με τον Συντονιστή του Τμήματός σας, τη δήλωση μαθημάτων στη Συμφωνία Μάθησης (Learning Agreement), για να το αποστείλετε στο Ίδρυμα Υποδοχής, αφού έχετε ενημερωθεί για την ύλη και τις μονάδες ECTS των μαθημάτων / εργαστηρίων κ.λπ. που σας ενδιαφέρουν.
   Για τη δήλωση μαθημάτων ισχύει η σχετική απόφαση της Συγκλήτου που έχει ανακοινωθεί στον ιστότοπο. 
4. Ενημερώνετε το Τμήμα Διεθνών Σχέσεων, μόλις λάβετε το Letter of Acceptance ή κάποια άλλη ενημέρωση από το Ίδρυμα Υποδοχής που αφορά την αποδοχή σας και το ακαδημαϊκό ημερολόγιο που θα ακολουθήσετε.
5. Το Ίδρυμα Υποδοχής θα σας ενημερώσει για τη διαδικασία κράτησης δωματίου, εφόσον υπάρχουν φοιτητικές εστίες. Αλλιώς, θα πρέπει να βρείτε διαμονή μέσω ιδιώτη ή μεσίτη.
   Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται σε περίπτωση που σας ζητηθεί να καταθέσετε χρήματα σε λογαριασμούς μέσω τραπέζης, ιδιαίτερα των ιδιωτών!

3. Πριν την αναχώρηση

Το Ίδρυμα Κρατικών Υποτροφιών (ΙΚΥ) είναι η Εθνική Μονάδα Συντονισμού για το Πρόγραμμα Erasmus+. Καταβάλλει, μέσω του Ειδικού Λογαριασμού του Πανεπιστημίου Κρήτης, σε κάποιες μετακινήσεις υποτροφία Erasmus στους φοιτητές ή αποφοίτους. Είτε σας καταβληθεί υποτροφία, είτε όχι, χρειάζεται να προσκομίσετε τη Σύμβαση Επιχορήγησης, που περιγράφεται παρακάτω.

• Τουλάχιστον δύο μήνες πριν την αναχώρησή σας, παραλαμβάνετε από το Τμήμα Διεθνών Σχέσεων προς συμπλήρωση όλα τα απαραίτητα έντυπα και ενημερώνεστε για τη συμπλήρωσή τους. Εάν οργανωθεί συνάντηση για ενημέρωση και παράδοση αυτών των εντύπων, είναι σημαντικό να παρευρεθείτε!
• Συμπληρώνετε τη Σύμβασή σας με το Πανεπιστήμιο Κρήτης, την οποία μελετάτε προσεκτικά και την επιστρέφετε στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων (ηλεκτρονικές υπογραφές είναι δεκτές). Σε αυτήν περιγράφονται όλες οι υποχρεώσεις και όλα τα δικαιώματά σας κατά τη διάρκεια της μετακίνησής σας. Χωρίς αυτή τη σύμβαση και τα δικαιολογητικά που τη συνοδεύουν, δεν είναι εφικτή η καταβολή της υποτροφίας σας.
• Η σύμβαση συμπληρώνεται ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΑ .  

ΠΡΟΣΟΧΗ! Ακόμα και αν δεν λάβετε υποτροφία (zero grant Erasmus students), οφείλετε να προσκομίσετε τη σύμβαση ΠΡΙΝ αναχωρήσετε.

• Κάνετε αίτηση στον ασφαλιστικό σας φορέα για την Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Ασθενείας (ΕΚΑΑ) ή καταθέτετε αντίγραφο ιδιωτικής ασφάλισης, σε περίπτωση που μετακινείστε σε χώρα που δεν ισχύει η ΕΚΑΑ (δείτε τις χώρες όπου ισχύει η ΕΚΑΑ στο σύνδεσμο http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=559&langId=en.
  
• Υποχρεούστε να πραγματοποιήσετε διαδικτυακή αξιολόγηση της γλωσσικής ικανότητάς σας στην κύρια γλώσσα διδασκαλίας των μαθημάτων σας είτε στη γλώσσα της χώρας υποδοχής σας (εκτός αν ο προορισμός σας είναι η Κύπρος). Θα σας σταλεί σχετικό αυτοματοποιημένο e-mail.

4.  Άφιξη στο Ίδρυμα Υποδοχής

• Μετά την άφιξή σας στο Ίδρυμα Υποδοχής, πρέπει να επισκεφθείτε τον Departmental Coordinator και το International Office, για να πάρετε τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την εγγραφή σας, τη δήλωση μαθημάτων και τυχόν άλλες γραφειοκρατικές διαδικασίες.
• Τυχόν Αίτηση για παράταση πρέπει να γνωστοποιηθεί στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων τουλάχιστον ένα μήνα πριν το τέλος της αρχικής περιόδου Erasmus και αφού έχετε πάρει γραπτή σύμφωνη γνώμη από το Ίδρυμα Υποδοχής σας.
• Για τυχόν αλλαγή του αρχικού σας Προγράμματος Σπουδών, πρέπει να συμπληρώσετε σωστά το έντυπο “Learning Agreement-DURING THE MOBILITY”, αναγράφοντας όλες τις αλλαγές που προτίθεστε να κάνετε στο αρχικό σας Learning Agreement (υπάρχουν συγκεκριμένα κενά που συμπληρώνονται σε περίπτωση αλλαγών). Ακολούθως, το προωθείτε στον Coordinator του Ιδρύματος Υποδοχής σας για έγκριση και υπογραφή, ομοίως για έγκριση και υπογραφή στον αντίστοιχο Συντονιστή σας στο Παν/μιο Κρήτης. Είναι απαραίτητη η αποστολή του εντύπου στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων του Παν/μίου Κρήτης.

ΠΡΟΣΟΧΗ! Η διαδικασία αποστολής/έγκρισης των αλλαγών σας πρέπει να ολοκληρωθεί εντός 7 εβδομάδων από την έναρξη των μαθημάτων! Επίσης, υπάρχουν συγκεκριμένες αιτιολογίες για την αλλαγή, που πρέπει να γράψετε (διαβάστε στο τέλος τους κωδικούς, στα “guidelines” του Learning Agreement).

• Πριν την επιστροφή σας, ζητήστε από το International Office :

1. το επίσημο έντυπο αναλυτικής βαθμολογίας (“ Transcript o f Records”), ακολουθώντας ως πρότυπη τη μορφή που περιγράφεται στο Learning Agreement σας ως “After the Mobility”.
2. το Certificate of Attendance που σας δίνεται από το Τμήμα Διεθνών Σχέσεων του Παν/μίου Κρήτης και αναγράφονται οι ακριβείς ημερομηνίες έναρξης/λήξης των σπουδών σας στο Πανεπιστήμιο του εξωτερικού. Χωρίς αυτές τις ημερομηνίες, δεν μπορεί να σας καταβληθεί το υπολειπόμενο 20% της υποτροφίας, το οποίο σας παρακρατείται στην αρχή.

Tip: Υπάρχει περίπτωση το Πανεπιστήμιο Υποδοχής να μην έχει ανακοινώσει βαθμολογίες ως την ημέρα της αναχώρησής σας. Τότε, οφείλει το αρμόδιο International Office του Πανεπιστημίου Υποδοχής να αποστείλει το έντυπο εντός περίπου 5 εβδομάδων από την ανακοίνωση των αποτελεσμάτων, στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων του Πανεπιστημίου Κρήτης ή σε εσάς.

5. Μετά την επιστροφή

• Αμέσως μετά την επιστροφή σας από το εξωτερικό και εντός ενός μήνα μετά τη λήξη της περιόδου Erasmus, λαμβάνετε ένα αυτοματοποιημένο e-mail στην ηλεκτρονική σας διεύθυνση, όπου οφείλετε να συμπληρώσετε με κάθε λεπτομέρεια τις ερωτήσεις που σας ζητούνται (“EU Survey”).
• Υποχρεούστε να πραγματοποιήσετε διαδικτυακή αξιολόγηση της γλωσσικής ικανότητάς σας. Θα σας σταλεί σχετικό αυτοματοποιημένο e-mail.
• Παραδίδετε, εάν σας έχει δοθεί, στο Τμήμα Διεθνών Σχέσεων το Πιστοποιητικό Αναλυτικής Βαθμολογίας (Transcript of Records) που σας έδωσε το ίδρυμα του εξωτερικού, όπου αναφέρονται και οι ημερομηνίες παραμονής σας στο ίδρυμα αυτό (πρωτότυπο), καθώς και το Certificate of Attendance, που προαναφέραμε.
• Τέλος, θα παραλάβετε ένα «Πιστοποιητικό Αναγνώρισης Σπουδών» από το Τμήμα Διεθνών Σχέσεων για αναγνώριση των μαθημάτων που ολοκληρώσατε επιτυχώς και θα ενημερωθείτε για τη διαδικασία αναγνώρισης.

Checklist

Πριν φύγω: 

1. Application online (+δικαιολογητικά) 
2. Έγκριση από το Τμήμα μου 
3. Application του Παν/μίου Υποδοχής (+δικαιολογητικά) 
4. Learning Agreement, σε συνεργασία με το Συντονιστή μου 
5. Ασφάλιση (ΕΚΑΑ ή ιδιωτική)
6. Σύμβαση Επιχορήγησης (+ υπ.δήλωση ΔΙΑΥΓΕΙΑΣ). 
7. Γλωσσικό Τεστ αξιολόγησης και εκμάθηση/ εξάσκηση στη γλώσσα διδασκαλίας ή την ιδιαίτερη γλώσσα της χώρας υποδοχής.

Μόλις φτάσω:

8. Άφιξη στο γραφείο Διεθνών Σχέσεων του Παν/μίου Υποδοχής και συνάντηση με τον Συντονιστή, αν χρειάζεται κάνω αλλαγές και τις γνωστοποιώ. 

Στην επιστροφή: 

9. Certificate of attendance πριν την αναχώρηση και Transcript of Records, αν είναι διαθέσιμο 
10. Τελικό γλωσσικό τεστ αξιολόγησης. 
11. Συμπλήρωση και υποβολή της ηλεκτρονικής Έκθεσης Συμμετέχοντα ("EU Survey") 
12. Πιστοποιητικό Αναγνώρισης και διαδικασία αναγνώρισης μαθημάτων